Ihre Mitarbeiter sicher im Ausland: Fürsorgepflicht und Risiko-Checkliste. Ein Verstoß kann zur Haftungsfalle für den Arbeitgeber werden
Der Arbeitgeber hat aufgrund seiner arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht bei dienstlichen Auslandsaufenthalten des Arbeitnehmers ein besonderes Haftungsrisiko gemäß § 241.2 BGB i.V. mit den § 617-619 BGB. Informiert er den Arbeitnehmer nicht vollständig über die je nach Zielland unterschiedlichen Gesundheits- und Sicherheitsrisiken, kann dies bereits Schadensersatzpflichten begründen. Der Arbeitgeber muss in einem solchen Fall Risikominimierung betreiben. Mitarbeiter, die aufgrund ihrer Tätigkeit viel reisen oder längere Zeit im Ausland verbringen, bedürfen Schutzmaßnahmen wie z.B. Aushändigung von Länderinformationen, Reisewarnungen oder eine Impfberatung.
Mit einem professionellen Risikomanagement für Geschäftsreisen und Auslandsentsendungen kommen Unternehmen nicht nur ihrer rechtlich vorgeschriebenen Fürsorgepflicht nach, sie bringen dem Mitarbeiter zudem die notwendige Wertschätzung entgegen und schützen sich vor möglichen Rechtsklagen.
Hierbei ist zu beachten, dass sich in der Rechtsprechung zum jetzigen Zeitpunkt noch keine herrschende Meinung herauskristallisiert hat, wie weitgehend die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ist. Vielmehr existieren gerichtliche Einzelfallentscheidungen mit unterschiedlichem Ausgang. Jedoch orientieren sich alle an den Risiken, denen die Mitarbeiter vor Ort im jeweiligen Fall ausgesetzt sind und nicht an der Unternehmensgröße. Eine Beratung in diesen einzelnen Bereichen ist oftmals sehr komplex und daher nicht zu unterschätzen. Der Arbeitgeber sollte externe spezialisierte Dienstleister hinzuziehen. Entsprechende Kontakte nennen wir Ihnen gerne.
Nachlässigkeiten bei der Sicherheit im Ausland schmälern das Vertrauen der Mitarbeiter in die Unternehmensleitung und erschweren die für Mittelständler ohnehin schwierige Situation, qualifizierte Kräfte für internationale Aufgaben langfristig zu binden.
Wie in der vorangegangen Grafik dargestellt, verlangt die gebotene Fürsorge deshalb neben der Identifizierung von Risiken auch die Unterstützung und das Bereitstellen von Ressourcen sowie Informationen und Trainings, um die Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, die möglichen Risiken vor Ort zu minimieren. Wichtig sind zudem eine genaue Dokumentation der getroffenen Maßnahmen, aber auch der Abgleich, die Kontrolle und Überprüfung, ob die Sicherheitsrichtlinien vor Ort umgesetzt werden. Durch den Abschluss von geeigneten Versicherungen können Sie das finanzielle Risiko transferieren, sowie den administrativen Aufwand verringern und zusätzlich auf Assistance-Leistungen des Versicherers zurückgreifen. In der Anlage haben wir Ihnen eine beispielhafte Risiko-Checkliste zur Unterstützung und Erleichterung des administrativen Aufwands zur Verfügung gestellt. Diese erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und dient lediglich als Übersicht.
Unser Expertenteam beantwortet gerne Ihre Fragen:
Kontakt:
Achim Michels
+49 (0) 221 80148-16
a.michels@carl-jaspers.de
Simon Mzyk
+49 (0) 221 80148-253
s.mzyk@carl-jaspers.de
Carl Jaspers steht für zukunftsorientierte und nachhaltige Sicherheitskonzepte auf höchstem Niveau – und zwar in allen Bereichen des betrieblichen Risiko- und Versicherungsmanagement von mittelständischen und international agierenden Industrieunternehmen.
Beispiel einer Risiko-Checkliste
zur Unterstützung des Reisemanagements von Mitarbeitern
Prävention:
- Erstellung eines detaillierten Reiseplans, sodass der Standort des Reisenden so genau wie möglich bekannt ist
- Impfberatung
- Einreiseformalitäten klären und einhalten
- Von folgenden Dokumenten sollten Kopien angefertigt werden und im Reisegepäck getrennt von den Originaldokumenten mitgeführt oder elektronisch so abgelegt werden, dass Sie im Bedarfsfall über das Internet hierauf zugreifen können: Reisepass, Personalausweis, Visum, Hotelbuchung, Kreditkarten und Kontaktdaten lokaler Geschäftskontakte. Die Kopien können bei Verlust der Originaldokumente sehr hilfreich sein, um sich auszuweisen sowie Ersatzdokumente zu beschaffen und Kreditkarten zu sperren
- Regelmäßige Gefahreinschätzung z.B. bei Touren in bislang noch nicht bereiste Länder, geänderte Sicherheitslage in bereits bereisten Ländern
- Alle relevanten Informationen an den Reisenden in Papierform aushändigen
- Beschriftung des Gepäckes möglichst unauffällig. Lediglich Angabe von Namen und Adresse des Reiseziels. Name der Firma oder einer zu besuchenden Firma nicht nennen.
Während der Reise:
- Datenschutz beachten, d.h. Laptop und Datenträger verschlüsseln, wenn Sie dienstliche oder andere nicht für die Allgemeinheit bestimmte Informationen beinhalten
- Der Reisende sollte wichtige Telefonnummern rund um die Uhr dabei haben, wie z.B. Notrufnummern, Rechtsbeistand und die Kontaktdaten des Geschäftspartners
- Informationen über eine Änderung der Gefahrenlage muss sichergestellt sein
- Verhaltensregeln für den Zielort, z.B. Vermeidung von Menschenansammlungen beachten
- Nach Möglichkeit sollte stets ein Abholservice organisiert werden
- Vermittlung von interkulturellen Kenntnissen, z.B. „sollte man tun“ und „darf man auf keinen Fall tun“?
Die Nachbereitung bei Auslandseinsätzen ist von entscheidender Bedeutung:
- Nur wenn die Erfahrungen der entsendeten Mitarbeiter aufgenommen werden, kann die bestehende Organisation und auch die Gefährdungsbeurteilung auf ihre Wirksamkeit hin überprüft und erfolgreich angepasst werden.